Een hub is een plaats waar een groep mensen samen de Putumayo Loop loopt. Op dezelfde dag als alle andere hubs, waar ook ter wereld. Als hub-organisator ben jij degene die dat lokaal mogelijk maakt.
Je hoeft daar geen ervaring met evenementen voor te hebben. Een hub kan een groep vrienden zijn die samen tien kilometer loopt, en het kan een loop met startnummers en een ontvangstlocatie zijn. Beide is goed. Hieronder lees je wat wij doen, wat wij van jou vragen en welke praktische zaken handig zijn om te weten.
Wat doen wij?
Wij nemen alles wat met de website en de landelijke organisatie te maken heeft voor onze rekening:
- Een eigen plek op de website. Jouw hub krijgt een vermelding met de locatie en de afstanden die jullie lopen.
- De inschrijvingen. Deelnemers schrijven zich in via de website. Wij registreren elke inschrijving en sturen je van iedere aanmelding een e-mail, zodat je meteen weet wie er meedoet.
- Een overzicht van jouw deelnemers. Je krijgt van ons een overzicht van alle inschrijvingen voor jouw hub.
- Algemene promotie. Wij besteden aandacht aan de loop op onze sociale media, en vertellen daarbij ook dat er op verschillende plaatsen hubs zijn waar mensen zich bij kunnen aansluiten.
- Promotiemateriaal. Heb je iets nodig, dan kunnen wij je voorzien van ons logo, een QR-code naar de inschrijfpagina, foto's van eerdere edities en algemene informatie over Quina Care.
- De algemene communicatie naar alle lopers. Wij vertellen alle deelnemers waar Quina Care voor staat en waarvoor ze lopen.
- Een mail in de aanloop naar de loop. Kort voor de dag zelf sturen wij alle deelnemers een bericht: een aanmoediging, een oproep om te doneren of sponsors te zoeken, en het verzoek om tijdens de loop foto's en filmpjes te maken. Daar maken we achteraf een film van.
Wat doe jij?
Jij bent het gezicht van de loop op jouw locatie. Concreet vragen wij van je:
- Zet de route uit. Jij bepaalt waar er gelopen wordt en welke afstanden je aanbiedt.
- Ontvang de lopers. Regel een plek waar iedereen samenkomt en zorg dat de dag zelf goed verloopt.
- Wees aanspreekpunt. Voor de deelnemers in jouw hub ben jij degene bij wie ze terechtkunnen.
- Regel de praktische communicatie ter plaatse. Hoe laat begint het, waar is de start, waar kun je je omkleden — dat soort dingen weet jij, en wij niet.
- Haak aan op onze mail. Als wij de algemene mail hebben verstuurd, is dat een mooi moment om je eigen deelnemers een paar dagen later nog een bericht te sturen.
- Moedig aan om te doneren en om beelden te maken. Wij vragen het aan iedereen, maar van jou werkt het beter: jij kent je lopers.
Promotie doe je zoals het jou past
Er is geen voorgeschreven manier om je hub te promoten. Wat eerdere organisatoren deden, loopt sterk uiteen:
- Een eigen pagina voor de hub aanmaken op Facebook of Instagram.
- Zelf flyers of posters laten maken en die verspreiden bij sportverenigingen, winkels of het buurthuis.
- Alleen de webpagina van de loop delen in je eigen netwerk, via WhatsApp, Facebook, Instagram of LinkedIn — en je netwerk vragen dat weer te delen.
Dat laatste kost weinig moeite en levert vaak al een verrassend groot bereik op. Wil je meer, dan kan dat; wil je het klein houden en gewoon met je hardloopgroep of vriendengroep meedoen, dan is dat net zo goed.
Praktische informatie
Hoe de organisatie in elkaar zit
De loop kent drie lagen. De loopmanager is het algemene aanspreekpunt voor alle organisatoren, en voor deelnemers die zich zonder hub inschrijven. Daaronder zijn de hub-organisatoren het aanspreekpunt voor hun eigen locatie. En daaronder lopen de deelnemers mee. Kom je er lokaal niet uit, dan is de loopmanager je eerste contact.
Wanneer is het een hub?
Het bepalende criterium is de dag: een hub loopt op de dag van de Putumayo Loop, en zo veel mogelijk rond hetzelfde moment. Dat is het hele idee — overal ter wereld lopen mensen tegelijk voor hetzelfde doel. Voor de editie van 2026 is dat zondag 18 oktober.
De afstanden hoeven niet overal gelijk te zijn. Jij bepaalt zelf welke afstanden je aanbiedt.
Loop je liever op een andere datum, of heb je een heel ander idee om geld op te halen? Dan is het geen hub, maar een sponsoractie. Daar staan we net zo positief tegenover en ook daarbij helpen we je graag — daarvoor richten we een eigen actiepagina in.
Vergunningen
Zet je iets grootschaligs op, informeer dan bij je gemeente of je een vergunning of ontheffing nodig hebt. Dat verschilt per gemeente en per opzet, en het is vervelend om er laat achter te komen.
Kosten en startnummers
Er is in principe geen budget. Alles wat we ophalen gaat naar het doel, en daar willen we zo min mogelijk vanaf halen.
Zijn er toch noodzakelijke kosten — een ontheffing bij de gemeente bijvoorbeeld — dan kunnen die worden vergoed, maar alleen als je dat vooraf met de loopmanager overlegt. Kijk daarnaast altijd eerst of je iets gesponsord kunt krijgen. Wil je bijvoorbeeld met startnummers werken, dan is een lokale drukker die dat sponsort een mooie oplossing. Startnummers zijn overigens niet verplicht.
Interesse?
Neem contact op met de loopmanager, Yvonne van der Ende, via yvonne.vanderende@quinacare.org. Dan bespreken we samen wat er nodig is om jouw hub op de kaart te zetten — letterlijk.